Mikor kell TB kifizetőhelyet létesíteni?
Abban az esetben, ha a biztosítottak létszáma hat egymást követő hónapban eléri, meghaladja, illetve előreláthatóan meg fogja haladni a 100 főt, azt a foglalkoztatónak be kell jelentenie a székhelye szerint illetékes kormányhivatal egészségbiztosítási pénztári feladatokat ellátó szakegysége felé – írja friss bejegyzésében Pentz Edina, az RSM Hungary Zrt. bérszámfejtési üzletágának vezetője
Érdekesség, hogy olyan foglalkoztató is létesíthet TB kifizetőhelyet, amelynek a biztosítotti létszáma nem éri el a 100 főt. Ilyen esetekben azonban a kormányhivatal mérlegelésétől függ, hogy engedélyezi-e a kifizetőhely létesítését, működését.
Ha a TB kifizetőhellyel rendelkező foglalkoztató nevében, székhelyében változás következik be, vagy a foglalkoztatónál szervezeti, működési átalakításra kerül sor – különösen, ha ez a kifizetőhely működését, illetve a biztosítottak ellátását érinti –, a változásról a felügyeletet ellátó kormányhivatal ellenőrzési szakegységét írásban (e-papíron) értesíteni kell. Erre jó példa az ügyintéző személyében történő változás bejelentése.
A foglalkoztatónak kell megoldani, vagy kiszervezhető a TB kifizetői feladat?
Természetesen annak sincs akadálya, hogy a foglalkoztató - akár kötelező számára a kifizetőhely működtetése, akár megállapodás alapján végzi e tevékenységet - a kifizetőhelyi feladatok ellátására megállapodást kössön bármely ügyviteli szolgáltatóval. Jó, ha tudjuk, hogy a foglalkoztató - mint a kifizetőhely fenntartója - teljes anyagi felelősséggel tartozik az ellátás iránti kérelmek jogszerű elbírálásáért és a kifizetett ellátásokért.
A munkáltató részéről ezért kulcsfontosságú, hogy megfelelő szakképzettséggel és tapasztalattal rendelkező szakembert vagy szolgáltatót válasszon a feladat elvégzésére.
Abban az esetben sem szabad megfeledkezni a bejelentési kötelezettségről, ha a TB kifizetőhelyi feladatokat más munkáltató vagy szerv látja el.
Hogy készüljünk fel a TB kifizetőhelyi ellenőrzésre?
Érdemes tudni, hogy létezik egy ütemterv, mely alapján a társadalombiztosítási kifizetőhely ellenőrzése öt éves periódusonként történik. A TB ellenőr minden esetben telefonon veszi fel a kapcsolatot az ügyintézővel, legalább három munkanappal az ellenőrzés megkezdését megelőzően. Tapasztalatunk szerint az esetek túlnyomó részében azért ennél a szűk határidőnél kicsit többet hagynak a felkészülésre.
Az ügyintéző nagyban megkönnyíti a dolgát, ha minden hónapban rendezetten, jól áttekinthetően kezeli az ellenőrzéshez szükséges iratanyagot, akkor nem lesz félnivalója a TB ellenőrzéstől.
Mit vizsgál a TB ellenőr?
A TB kifizetőhelyi ellenőrzés alapvetően két fő részre bontható:
- pénzügyi ellenőrzés
- számfejtett ellátások ellenőrzése
1. Pénzügyi ellenőrzés
A pénzügyi során a TB ellenőr a vizsgált időszakon belül, minden évből kiválaszt (legalább) egy hónapot, mely során az alapdokumentumok kerülnek a fókuszba.
Melyek a szóban forgó alapdokumentumok, amiket elő tudunk készíteni?
- Ellátások elszámolása (EB23)
- Segélyezési pénztárnapló
- Táppénzfizetési jegyzék
- Bérösszesítő
Vannak dokumentumok, amiket viszont csak a TB ellenőrzés ideje alatt tudunk az ellenőr rendelkezésére bocsátani, mint például:
- orvosi igazolás
- bérkarton
- GIRO utalási lista
A pénzügyi ellenőrzésen kívül „személyi anyag” előkészítése is szükséges lehet:
- a munkaszerződés
- a T1041 + nyugta
- a biztosítottak nyilvántartásban vételéről szóló igazolás
Ezen kívül hasznos, ha a Baleseti jegyzék és az egyéb nyilvántartás is kéznél van.
2. Bérszámfejtett ellátások ellenőrzése
A bérszámfejtett ellátások ellenőrzése esetén a teljes öt éves ellenőrzési időszakon belül, de általában nem a kiválasztott hónapokra nézve kell előkészíteni a tasakokat. Erre viszont nincsen egy átfogó, egységes recept, mivel minden ellenőr kicsit másképp dolgozik, érdemes telefonon egyeztetni arról, hogy mi lesz az elvárás.
Célszerű felkészülni arra, hogy az összekészített anyagokon túlmenően a TB ellenőr egyéb dokumentumokat is kérhet, ami szorosan összefügg a TB kifizetőhelyi feladatvégzéssel, úgy, mint előzménykérés, társhatóságokkal történő kapcsolattartás, továbbá a biztosítottak ellátásaival kapcsolatban felmerülő kérések, például igazolvány a biztosítási jogviszonyról és az egészségbiztosítási ellátásokról (TB kiskönyv), bérkartonok, határozatok, nyilatkozatok stb.
Azt tanácsoljuk, hogy az egyéni segélyezési lap (tasak) összekészítése történjen meg a telefonos egyeztetést követően, ezzel könnyítsük mind a TB ellenőr, mind a saját munkánkat.
Honnan tájékozódhatunk a TB kifizetőhelyi ellenőrzésekről?
Szakmai kérdésekben a Magyar Államkincstár honlapján érdemes tájékozódnunk, mert nem csak a napi munkavégzésünk során felmerülő problémák megoldásában nyújthat segítséget, hanem a speciális kérdéseinkre is választ találhatunk.
A tájékoztató mellett további aktualizált, TB változással kapcsolatos anyagok is elérhetőek a honlapon.
Megváltozott TB adatszolgáltatási kötelezettség 2023 nyarától
Egy nagyon fontos, aktuális változásra érdemes figyelni a TB kifizetőhelyeknek, mely a 2023. július 1-jétől megváltozó adatszolgáltatási kötelezettséggel összefüggésben látott napvilágot.
Ennek fényében a korábbi kifizetőhelyi elszámolást (EB23 jelű nyomtatvány) és statisztikai adatszolgáltatást (OSAP 1514., 1914., 2395., 2396.) már nem kell leadniuk. Ehelyett a kifizetőhellyel rendelkező foglalkoztató minden hónap 20. napjáig, kizárólagosan elektronikus úton egy új formátumú adatszolgáltatást köteles teljesíteni. Az újfajta adatszolgáltatást a 2023. július hónapban folyósított ellátásokra vonatkozóan első alkalommal 2023. augusztus 20. napjáig köteles teljesíteni a kifizetőhellyel rendelkező foglalkoztató.
