Mit értünk székhelyszolgáltatás alatt?

A törvényi előírások megkövetelik, hogy minden cég rendelkezzen székhellyel. A cég székhelyéül olyan ingatlan szolgálhat, amelynek használatára a cég tulajdonosként vagy más jogcímen, például bérlőként, szívességi használóként jogosult.

Előfordulhat, hogy a cég nem rendelkezik saját ingatlantulajdonnal és a székhelyet nem tudja a tagok ingatlanában sem biztosítani. Nem kizárt az sem, hogy a tagok nem kívánják a saját lakóingatlanukat egyben a cég székhelyeként is használni. Ilyen és hasonló esetekben sokszor kerül sor székhelyszolgáltató igénybevételére.

A székhelyszolgáltató olyan cég vagy más személy, aki a megbízó cégnek szerződés útján székhelyet biztosít olyan ingatlanban, amelyet a megbízó ténylegesen nem használ. Ebben az esetben a cég a székhelyhez kapcsolódó jogszabályi kötelezettségeket a székhelyén székhelyszolgáltató útján teljesíti.

Fontos, hogy székhelyszolgáltatónak nem csak az minősül, aki üzletszerűen (rendszeresen, díjazás fejében) folytat ilyen tevékenységet. Az is székhelyszolgáltatónak minősülhet, aki például díjazás nélkül nyújtja e szolgáltatást.

A székhelyszolgáltatás feltételei

A korábbi években a hatóságoknak több rossz tapasztalata is akadt a székhelyszolgáltatókkal. Több esetben jogellenes célokra használták a székhelyszolgáltatást. Ezért 2017-től rendelet szabályozza a székhelyszolgáltatás alapvető feltételeit.

A rendelet szerint székhelyszolgáltatás keretében székhelyül főszabály szerint olyan ingatlan szolgálhat, amely a székhelyszolgáltató kizárólagos tulajdonában áll, vagy amelyre a székhelyszolgáltató használati jogát az ingatlan-nyilvántartásba bejegyezték.

Ha a fenti feltételek nem állnak fenn, akkor a székhelyszolgáltatás az ingatlanban akkor nyújtható, ha az ingatlan tulajdonosa a székhelyszolgáltatáshoz előzetes írásbeli hozzájárulását adta és az alábbi feltételek közül legalább egy teljesül:

• a megbízó cég és a székhelyszolgáltató a számviteli törvény szerinti kapcsolt vállalkozások, jelentős tulajdoni részesedésű vállalkozások vagy egyéb részesedési viszonyban lévő vállalkozások,
• a székhelyszolgáltató a cég cégjegyzék adatai között, mint kézbesítési megbízott van bejegyezve, vagy
• a felek között a székhelyszolgáltatáson túlmenően tartós könyvvezetési megbízási jogviszony is fennáll.

A székhelyszolgáltató akkor folytathatja a tevékenységét, ha a tevékenység végzésére irányuló szándékát bejelentette a felügyeleti hatóságnak, azaz a NAV Pénzmosás és Terrorizmusfinanszírozás Elleni Irodájának. A bejelentés megtétele a megbízó cég szempontjából is fontos. Az adóhatóság ugyanis vizsgálja, hogy a székhelyszolgáltató szerepel-e a székhelyszolgáltatók nyilvántartásában, illetve e tevékenység végzésére irányuló szándékát bejelentette-e. Amennyiben a székelyszolgáltató a bejelentési kötelezettségét nem teljesítette, akkor az adóhatóság felhívja a megbízó céget, hogy gondoskodjon másik megfelelő székhely vagy székhelyszolgáltató bejelentéséről.

A székhelyszolgáltatóra kiterjed a pénzmosás elleni törvény, amely több kötelezettséget ró rájuk. Így a törvényben előírt esetekben (pl. szerződéskötéskor) ügyfél azonosítási és átvilágítási eljárást kell lefolytatnia. Amennyiben pedig a törvényben meghatározott bűncselekményre (pl. pénzmosás, terrorizmus finanszírozása) utaló körülményt észlel, köteles erről bejelentést tenni.

A székhelyszolgáltatásra irányuló szerződés

A jogszabály előírja, hogy a székhelyszolgáltatásra vonatkozó megbízási szerződést kötelező írásba foglalni.

A székhelyszolgáltatásra irányuló szerződés nem lehet határozott idejű. Ez alól kivétel, ha a cég létesítésére is határozott időre kerül sor. A szerződés megkötését követő 1 éven belül a rendes felmondás jogát a felek nem gyakorolhatják.

A szerződésnek tartalmazni kell azokat az iratokat (azok fajtáit), amelyeket a cég a székhelyen kíván őrizni és rendelkezésre tartani. Ezen iratok között legalább a cég cégiratait, hatósági engedélyeit, az adóhatósághoz történő adatbejelentési kötelezettségeivel összefüggő iratait, valamint a számviteli törvény szerinti beszámolóját fel kell tüntetni.

A székhely biztosítása során a székhelyszolgáltató köteles a cég iratait és esetleges ingóságait az egyéb megbízók, illetve a saját irataitól, ingóságaitól elkülöníteni. A szolgáltató feladata a tételes és naprakész iratjegyzék és ingóságra vonatkozó jegyzék vezetése azokról az iratokról és ingóságokról, amelyek a szerződés alapján nála vannak.

A székhelyszolgáltató köteles a cég részére cégtáblát biztosítani az ingatlanon. A cégtáblát a közterületről jól látható helyen kell elhelyezni.

A székhelyszolgáltató köteles gondoskodni a cégnek címzett postai küldemények, különösen az üzleti és hivatalos iratok székhelyen történő átvételéről, megőrzéséről és rendelkezésre tartásáról. A küldemények átvételéről köteles 1 munkanapon belül értesíteni a céget. A székhelyszolgáltató köteles a cég székhelyéhez és a cégiratokhoz kapcsolódó hatósági kényszerintézkedéseket tűrni.