A kisebb cégek gyakran halogatják ezeket a kérdéseket, vagy igyekeznek a megszokott, papíralapú módszerekkel megoldani őket. Csakhogy éppen ez a megközelítés szüli a legtöbb hibát: egy elveszett szerződés, egy nem dokumentált hozzájárulás vagy egy visszakereshetetlen e-mail pillanatok alatt komoly fejfájást okozhat.

Jó hír, hogy a digitális megfelelés sokkal egyszerűbb, ha a vállalkozás működésébe van építve, és nem utólagos, manuális rutinokra épül – olvasható a VOSZPort blogbejegyzésében.

A kkv-k három legnagyobb megfelelési kockázata

Nézzük, melyek azok a területek, ahol a kisvállalkozások leggyakrabban futnak bele problémákba – és ahol a legkönnyebb változtatni.

1. GDPR és adatbiztonság – amikor az adatok „szétszóródnak"

Az adatvédelmi rendelet mindenkire vonatkozik, aki személyes adatokat kezel – márpedig ez gyakorlatilag minden vállalkozást érint.

Tipikus problémák:

• Ügyféladatok e-mailekben, pendrive-okon, papíros mappákban szétszórva
• Szerződések, hozzájárulások nem visszakereshetők
• Nem egyértelmű, ki férhet hozzá az érzékeny információkhoz

Következmény: adatkezelési incidensek, vitás helyzetekben bizonyíthatatlanság, bírságkockázat.

2. E-aláírás helyett papír – lassú, elveszhet, nem auditálható

A papíralapú aláírás lassú, bizonytalan (elveszhet, megsérülhet), és utólag nehéz igazolni a hitelességét. Az Európai Unió eIDAS rendelete alapján az elektronikus aláírás jogilag egyenértékű a kézzel írt változattal – ráadásul gyors, biztonságos, és automatikusan tárolódik.

3. Auditálhatóság és visszakereshetőség – a hatósági ellenőrzés kritikus pontja

Egy váratlan ellenőrzés során az első kérdés általában: „Kérem a dokumentumokat!" Ha a szerződések papírdossziékban vagy különböző e-mail mappákban vannak szétszórva, a keresés órákig tarthat.

A papíralapú tárolás problémái:

• Nincs időbélyeg és módosítási napló
• Nem követhető, ki és mikor változtatott
• Nehéz megállapítani, melyik a végleges verzió

Hogyan segít a VOSZPort a digitális megfelelésben?

A VOSZPort kifejezetten a mikro-, kis- és középvállalkozások igényeire szabott platform. A digitális megfelelés szempontjából különösen értékesek az e-szerződés és e-aláírás funkciók. A rendszer megfelel az ISO 27001 és GDPR előírásoknak, az adatok titkosítottan és szabályozott hozzáféréssel tárolódnak.

1. E-szerződés: jogilag hiteles és biztonságosan tárolt

A VOSZPort elektronikus szerződéskötési szolgáltatása lehetővé teszi a szerződések teljes életciklusának digitális kezelését.

Hogyan működik?

• Válasszon a rendszerben elérhető sablonok közül, vagy töltse fel saját szerződését
• Küldje el elektronikusan aláírásra, és kövesse nyomon valós időben a folyamatot
• Az aláíró néhány kattintással hitelesítheti a dokumentumot
• A rendszer értesítést küld mindkét félnek, és biztonságosan tárolja a szerződést

A szerződések jogilag érvényesek – a rendszer megfelel a hatályos jogszabályoknak, így az elektronikusan aláírt dokumentumok ugyanolyan jogerővel bírnak, mint a papíralapú változatok. A szolgáltatás az Eszerződés.hu-n keresztül érhető el, a prémium funkciók 3 hónapig díjmentesen használhatók.

2. E-aláírás: hiteles dokumentumok bárhol, bármikor

Az elektronikus aláírás az ittírdalá.hu és a GoodID mobilalkalmazás segítségével érhető el. A VOSZPorton keresztül történő regisztrációért 10 díjmentes dokumentumaláírás jár.

Előnyök:

• Gyors és rugalmas: akár útközben, okostelefonról is aláírható
• Jogilag egyenértékű a kézzel aláírt dokumentumokkal
• Az aláírt dokumentumok biztonságosan tárolódnak és bármikor elérhetők

Ha rendelkezik személyi igazolványhoz kapcsolódó digitális hitelesítéssel, az aláíráshoz nincs szükség másra.

3. Visszakereshetőség és auditálhatóság

A VOSZPort moduljai biztonságos dokumentumtárolást biztosítanak: a dokumentumok a rendszerben maradnak, időbélyeggel és státusszal rendelkeznek, bármikor letölthetők. Az aláírási folyamat lépései naplózottak, így hatósági ellenőrzésnél a szükséges iratok egy kattintással elővehetők.

Egyszerűbb, mint gondolná

A digitális megfelelés nem igényel nagy rendszerberuházást. Egy integrált megoldással – mint a VOSZPort – a szabálykövetés a napi működés természetes részévé válik: láthatatlanul, a mindennapi folyamatok részeként.

Regisztráljon a VOSZPortra, és tapasztalja meg, hogy a digitalizáció nem költség, hanem befektetés – ami már az első héten megtérül!