Hogyan vághat bele cége digitális nagytakarításába, valamint milyen területeken érdemes felfrissíteni, korszerűsíteni működését? Erre válaszolnak a VOSZPort szakértői blogbejegyzésükben.

A „felesleges folyamatok” felismerése

A piaci környezet, a szabályozások és a technológiai lehetőségek folyamatosan változnak. Ami tavaly még optimális megoldásnak tűnt, ma már lehet, hogy felesleges erőforrásokat emészt fel. A rendszeres felülvizsgálat nemcsak pénzt és időt takaríthat meg, de versenyelőnyt is jelenthet a kevésbé adaptív versenytársakkal szemben.

Képzelje csak el, mennyi plusz energiát köt le egy nehézkes, manualitásra épülő számlázási rendszer vagy egy átláthatatlan, exceltáblák tucatjain alapuló ügyfél-nyilvántartás!

Ezek a szükségtelenül időrabló tevékenységek még a leglelkesebb munkatársakat is demotiválhatják.

Éppen ezért érdemes minimum évente egyszer alaposan átvilágítani, hol lehetne gördülékenyebbé, hatékonyabbá tenni a működést. Mert ez nemcsak a vállalkozás versenyképességét növeli, de a dolgozók elégedettségét is.

Mitől lesz hatékony a céges nagytakarítás?

A felülvizsgálathoz készítsünk folyamatábrát a leggyakoribb munkafolyamatokról. Mérjük meg, mennyi időt vesznek igénybe az egyes lépések. Kérdezzük meg a munkatársakat, mely feladatokat érzik a legidőigényesebbnek vagy legkevésbé értékteremtőnek.

A vállalkozások számos területe érett a digitalizációra, különösen a kis- és középvállalkozások körében. A jó hír, hogy ma már nem szükséges hatalmas IT-beruházásokat végrehajtani a hatékonyság növeléséhez.

Könnyen digitalizálható területek

A digitalizáció ma már nem luxus, hanem versenyelőnyt biztosító befektetés, amely gyorsan megtérül a felszabaduló munkaidő és erőforrások révén.

• Számlázás és pénzügyek – Papíralapú számlák helyett elektronikus megoldások 
• Ügyfélkapcsolatok kezelése – Excel-táblák és jegyzetfüzetek helyett strukturált CRM rendszer 
• Szerződések kezelése – Nyomtatás, postázás helyett elektronikus szerződéskötés 
• Időpontfoglalás és -egyeztetés – Végtelen e-mail- és telefonláncok helyett online rendszer 
• Dokumentumok hitelesítése – Személyes találkozók helyett elektronikus aláírás

A felhőalapú szolgáltatások korában a kisvállalkozások is gyorsan, minimális befektetéssel belevághatnak a digitalizációba. Nem kell hónapokat várni a megtérülésre sem, hiszen a digitalizáció pozitív hatásait akár már néhány napon belül tapasztalhatja.

De hogyan hat mindez a napi működésre, gyakorlatra?

A digitális megoldások bevezetése szinte minden vállalati területen kézzelfogható előnyöket kínál. Vegyünk néhány példát:

• Online számlázás: A gépi számlázással megszűnik a klasszikus „kézi munka”, a több helyre történő adatbevitel. Nem kell többé a kimenő és beérkező számlákat kinyomtatni, postára adni, mappákba rendezni - minden egyetlen felületen kezelhető, visszakereshető.

• Digitális aláírás: A szerződések, megállapodások aláírása önnek is, partnereinek is sokkal kényelmesebb online módon. A dokumentumok egy kattintással hitelesíthetők, nem kell heteket várni az aláírt példányokra.

• CRM rendszer: Egy digitális ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) rendszerrel nincs szükség többé különálló listák vezetésére a kapcsolattartókról, megrendelésekről, kampányokról. Minden fontos ügyféladat egy központi adatbázisba kerül, ahonnan bármikor könnyen lekérdezhető.

• Digitális munkarend: Az ismétlődő munkafolyamatok standardizálhatók egy munkafolyamat-kezelő rendszerrel. Ez automatikus értesítésekkel, határidőkkel segíti a zökkenőmentes feladatellátást – jelentősen csökkentve a kockázatot, hogy valami kimarad vagy késik.

Ezek fényében érdemes végiggondolni, mennyi energiát szabadíthatna fel cégénél a digitális átállással! A manuális folyamatokkal töltött idő értékes szellemi munkára, üzletfejlesztésre lenne fordítható – nem is beszélve a növekvő pontosságról és átláthatóságról.

Hogyan segít a VOSZPort a folyamatok egyszerűsítésében?

A VOSZPort kifejezetten magyar mikro-, kis- és középvállalkozások igényeire szabott integrált platformként jött létre, azzal a céllal, hogy egyesítse mindazokat a digitális eszközöket, amelyekre egy modern vállalkozásnak szüksége van.

A szolgáltatás nagy előnye, hogy minden funkció egyetlen felületen érhető el, így nem kell több különálló rendszert megtanulni és kezelni. Az adatok automatikusan szinkronizálódnak a modulok között, tovább csökkentve az adminisztrációs időt.

S ha idáig eljutott, remélhetőleg kedvet kapott a cége belső megújításához, amelyhez a VOSZPort ingyenes alapszolgálásaival megbízható partnerként áll a rendelkezésére.