Miközben szakértelmünket vállalkozásunk fejlesztésére szeretnénk fordítani, az idő jelentős részét adatrögzítésre, telefonos egyeztetésekre és dokumentumkezelésre pazaroljuk – olvasható a VOSZPort blogbejegyzésében.

Ellopott percek, elveszett órák

A mindennapi vállalkozói rutinban számtalan olyan feladat van, amely első ránézésre nem tűnik jelentős időrablónak, összességében mégis órák vesznek el miattuk hetente. Ilyenek például a:

• Kézi számlázás és adminisztráció: A papíralapú vagy egyszerű Excel-táblázatokban vezetett számlák kiállítása, majd ezek NAV felé történő jelentése rengeteg időt emészt fel.
• Telefonos és e-mailes időpont-egyeztetések: „Nekem jó lenne kedden 14:00, Önnek megfelel?” – és indul a végeláthatatlan kommunikációs lánc, amely sokszor több napig is elhúzódhat.
• Ügyféladatok rendszerezetlen kezelése: Amikor az elérhetőségek egy része Excelben, másik része jegyzetfüzetben, harmadik része pedig e-mailekben kallódik, az értékes percek mennek el pusztán az információk keresgélésével.
• Dokumentumok fizikai kezelése: Nyomtatás, aláírás, szkennelés, postázás – a papíralapú dokumentumkezelés nemcsak idő-, hanem költségigényes folyamat is.

Ezek a feladatok egyenként talán csak 10–15 percet vesznek igénybe, de ha napi szinten ismétlődnek, hetente akár 5–10 munkaórát is jelenthetnek – ez pedig akár egy teljes munkanapnyi elvesztegetett idő!

Mit veszít ezzel a vállalkozásunk?

Az adminisztratív túlterheltség következményei messze túlmutatnak a közvetlen időráfordításon. Egyrészt a feladatok és tevékenységek közti folyamatos kontextusváltás jelentősen visszaveti a hatékonyságot. Amikor az energia jelentős része fenntartási feladatokra megy el, kevesebb marad az üzletfejlesztésre és ügyfélszerzésre.

A végeláthatatlan adminisztratív teendők listája továbbá folyamatos nyomást jelent, ráadásul míg versenytársaink digitális megoldásokkal automatizálják folyamataikat, a manuális adminisztráció egyre nagyobb versenyhátrányba sodor.

Az automatizálás ereje – így segít a VOSZPort

A VOSZPort pontosan azért jött létre, hogy a vállalkozások megszabadulhassanak ezektől a láthatatlan terhektől. Az integrált online platform számos eszközt kínál az adminisztratív folyamatok automatizálására:

• Online számlázó:
• Ingyenes, többnyelvű számlázás automatikus NAV-jelentéssel
• Kimenő és bejövő számlák követése, bankszinkronnal összekapcsolva
• CRM és ügyfélkapcsolat-kezelés:
• Központosított partnertörzs és kommunikáció
• Értékesítési folyamatok nyomon követése egy helyen
• Időpontfoglaló rendszer:
• 0–24 online foglalási lehetőség az ügyfeleknek
• Automatikus naptárszinkronizáció, kevesebb telefonos egyeztetés
• E-szerződés és e-aláírás:
• Digitális szerződéskötés és jogilag elismert elektronikus aláírás
• Papírmentes dokumentumkezelés és biztonságos tárolás

A felsorolt szolgáltatások nemcsak önmagukban hasznosak, hanem integrált rendszerként kiegészítik egymást. Például az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerben tárolt partneradatokat nem kell újra és újra bevinni a számlázásnál, vagy az időpontfoglalási információkat automatikusan láthatjuk a CRM rendszerben is.

Ez a fajta integráció különösen értékes a kisebb vállalkozások számára, ahol gyakran egyetlen személy vagy kis csapat felelős több terület kezeléséért. A különböző feladatok közötti gördülékeny átjárhatóság jelentősen csökkenti az adminisztrációra fordított időt.

Valós előnyök a mindennapokban

A felszabaduló idő és energia közvetlenül pozitív hatással van a vállalkozás működésére. Képzeljük el, milyen lenne, ha nem kellene többé telefonálgatni az időpontok egyeztetése miatt, mert az ügyfelek maguk foglalhatnak időpontot a nap 24 órájában. Vagy ha a számlák kiállítása és beküldése nem órákig tartó folyamat lenne, hanem néhány kattintással elintézhető feladat.

A hatékonyság növekedése mellett nem elhanyagolható szempont a hibák csökkenése sem. Az automatizált rendszerek minimalizálják az emberi tévedés lehetőségét, legyen szó akár számadatok elírásáról, akár elfelejtett határidőkről vagy elveszett dokumentumokról.

A digitális megoldások a költségek terén is előnyt jelentenek. Nem kell többé papírra, nyomtatófestékre, postai szolgáltatásokra költeni, és a tárolási problémák is megszűnnek – minden dokumentum biztonságosan, kereshetően és rendszerezetten érhető el a felhőalapú rendszerben.

Fókuszáljon a lényegre!

A VOSZPort automatizált eszközeivel megszabadulhat a láthatatlan adminisztratív terhektől, és végre arra koncentrálhat, ami igazán számít: vállalkozása fejlesztésére és stratégiai céljainak elérésére.

A platform számos funkciója ingyenesen is elérhető, így kockázat nélkül kipróbálhatja. Regisztráljon és nyerje vissza az irányítást az ideje felett.