Vegyünk egy példát: egy 15 fős webfejlesztő cég tulajdonosa hétfőn négy projektet egyeztet, kedden számlajóváhagyásokkal kezd, szerdán ügyfélproblémát old meg, csütörtökön a csapat döntésre vár – péntekre jut a hosszú távú tervezés. A probléma? Nincs stratégia, mert az operatív munka elnyeli az időt – írja blogbejegyzésében a VOSZPort.

A legnehezebb felismerés

Sok vállalkozó érzi, hogy valami nem működik, de így gondolkodik: „ha lesz még egy munkatárs, jobb lesz”, „ha kicsit több időm lesz, rendbe teszem”, „ez most csak átmeneti”. A valóság az, hogy a növekedés nem oldja meg a strukturális problémákat – hanem sok esetben felnagyítja őket.

Mikor válik a vezető szűk keresztmetszetté?

Nem egyik napról a másikra történik, hanem fokozatosan. Az első jel, amikor minden rajtunk múlik: jóváhagyások, döntések, problémák. Ha minden hozzánk fut be, az nem kontroll.

A második, amikor mi vagyunk „a rendszer”: fejben tartjuk az információkat, tudjuk, mi hol tart, nélkülünk megállnak a folyamatok. Ez rövid távon hatékony, hosszú távon fenntarthatatlan.

A harmadik figyelmeztető jel az összefüggő munkaidő hiánya: egyik feladatból a másikba esünk, nincs fókusz, csak reagálás. És végül: operatív feladatokkal foglalkozunk, miközben nő a cég. A napunk e-mailekből, egyeztetésekből, akut problémamegoldásból áll – közben a stratégiai kérdések halasztódnak.

Mi nem működik ilyenkor?

• Több munka: A hosszabb napok nem oldják meg a strukturális gondokat.
• Több ember rendszer nélkül: Újabb káoszréteg jön létre.
• Mikromenedzsment: Lassít és demotivál.

Folyamatok helyett káosz

Az első lépés annak tisztázása, hogy ki miért felel, mi mit követően történik, hol van döntési pont. Nem bonyolult leírásokra van szükség – hanem egyszerű válaszokra.

Ha az ügyfelek adatai, feladatok és projektek szétszórtan különböző helyeken vannak, akkor minden kérdés a vezetőhöz fut vissza. A VOSZPort CRM modulja például pont ezt oldja meg: központosítja az ügyfélkapcsolatokat, és automatikusan szinkronizálja azokat számlázási adatokkal, így a partnerinformációk egy helyen elérhetők a csapat számára is.

Láthatóság hiánya vs. valós idejű kép

A legtöbb vezető nem azért áll bele mindenbe, mert szeretne, hanem mert nem látja, mi történik. Nem riportok tömege kell, hanem kulcsinformációk: mi halad, mi áll, hol van kockázat.

A VOSZPort főoldalán a kimutatások ezt teszik láthatóvá: bevételek, kiadások, kintlévőségek, lejárt tételek. A számlázó automatikusan továbbítja az adatokat a NAV felé, a bankszinkron funkció pedig párosítja a tranzakciókat a számlákkal. Ha ezeket naprakészen látjuk, elkülöníthető, mi igényel beavatkozást és mi megy magától.

Döntési szintek felépítése

Nem minden döntés vezetői döntés. Mit dönt a csapat, mit a középvezető, mi az, ami valóban hozzánk tartozik? A túl sok döntés nem kontrollt jelent, hanem szűk keresztmetszetet.

Az automatizálható területek óriási terhet vesznek le a vállunkról. Az időpontfoglaló rendszer megszünteti a telefonos egyeztetéseket – az ügyfelek online foglalhatnak, mi pedig látjuk a naptárunkat. Ez nem csak kényelem, hanem kapacitásfelszabadítás.

A legnehezebb lépés

Az operatív szerepből kilépni azért nehéz, mert el kell engedni dolgokat. Ne azt kérdezzük, hogy mit tudunk megcsinálni, hanem azt, hogy mit nem kellene már nekünk csinálni? 

Ne feledje: a vállalkozás addig nő, ameddig a rendszere engedi – és addig lassul, ameddig a vezetője tartja vissza.

Regisztráljon a VOSZPortra, és tapasztalja meg a rendszerszintű változást!