Egy átlagos kisvállalkozásnál évente több tucat, akár száz szerződés is születhet – beszállítói megállapodások, munkaszerződések, bérleti szerződések, szolgáltatási keretszerződések. Mindegyik dokumentumnak megvan a maga életciklusa: tervezet, véglegesítés, aláírás, tárolás, majd szükség esetén előkeresés. A hagyományos, papíralapú rendszerben ez a folyamat nemcsak időigényes, hanem hibalehetőségekkel teli is – írja a VOSZPort blogbejegyzésében.

A szerződéskáosz jellemző problémái

Ha papíralapú szerződésekkel dolgozunk, a következő problémákkal nap mint nap szembesülünk:

• Végeláthatatlan keresés: Dokumentumaink különböző mappákban, fiókokban, kollégáknál vagy akár különböző helyszíneken szóródnak szét, így egy-egy fontosabb irat visszakeresése akár félnapos munka is lehet.
• A verziók útvesztője: „Ez már a végleges változat? Vagy az, amit múlt héten küldtek át módosításra?” A különböző változatok közötti eligazodás gyakran lehetetlen feladat.
• Körülményes aláírási folyamat: Ismerős a rutin – kinyomtatjuk, aláírjuk, beszkenneljük, elküldjük, majd várakozunk, amíg a partner is végigmegy ugyanezen a folyamaton.
• Biztonsági rések: A papíralapú dokumentumok elveszhetnek, megsérülhetnek, illetéktelen kezekbe kerülhetnek – mindezt nehéz nyomon követni és kontrollálni.

Ezek a problémák nemcsak frusztrálóak, hanem valós üzleti veszteségeket okoznak: elvesztegetett munkaórák, csúszó szerződéskötések, romló partnerkapcsolatok.

A digitális szerződéskezelés előnyei – gyorsabb, tisztább, biztonságosabb

A digitális átállás a szerződéskezelésben üzleti szükségszerűség. A modern technológia olyan eszközöket ad a kezünkbe, amelyekkel drasztikusan egyszerűsíthetjük és gyorsíthatjuk a folyamatokat, miközben növeljük a biztonságot és átláthatóságot.

A digitális szerződéskezelés lényege, hogy a teljes életciklust – a dokumentum létrehozásától az aláíráson át az archiválásig – egyetlen integrált rendszerben kezeljük. Nincs médiaváltás, nincs adatvesztés, minden lépés dokumentált és visszakövethető.

Az elektronikus aláírás ma már teljes jogi érvényességgel bír Magyarországon is. A hatályos jogszabályok egyértelműen elismerik az elektronikus aláírás hitelességét, így nincs akadálya a teljes digitalizációnak.

Így működik mindez a VOSZPorton

A VOSZPort átfogó megoldást nyújt a szerződéskezelés digitalizálására, két egymást kiegészítő modullal: az e-szerződés és az e-aláírás szolgáltatással.

E-szerződés modul – a teljes folyamat egy helyen

A rendszer intuitív használatot biztosít: választhatunk előre elkészített sablonokból, vagy feltölthetjük saját dokumentumainkat. A sablonok különösen hasznosak gyakran használt szerződéstípusoknál. A dokumentum előkészítése után megadhatjuk az aláírók adatait, kijelölhetjük az aláírás helyét, majd a rendszer elektronikusan elküldi a szerződést.

A folyamat minden lépése valós időben követhető – látjuk, ki nyitotta meg a dokumentumot, ki töltötte le, és természetesen azt is, ki írta már alá. Az Eszerződés.hu szolgáltatással való integráció révén a VOSZPort felhasználók 3 hónapig díjmentesen használhatják a prémium funkciókat.

E-aláírás szolgáltatás – hiteles, bárhonnan

Az elektronikus aláírás az ittírdalá.hu és a GoodID mobilapplikáción keresztül érhető el. A folyamat egyszerű: akár okostelefonról is aláírhatjuk a dokumentumokat, így nem kell az irodában lennünk egy sürgős szerződéshez. A VOSZPorton keresztül regisztrálók 10 dokumentumot díjmentesen írhatnak alá.

Üzleti előny: gyorsabb, olcsóbb, biztonságosabb

A digitális szerződéskezelés konkrét előnyöket hoz. A gyorsaság versenyelőnyt jelent – napok helyett órák alatt lezárható egy üzlet. A költségmegtakarítás sem elhanyagolható: nincs nyomtatás, postázás, fizikai tárolás. A professzionális megjelenés bizalmat épít az ügyfelekben. És ami talán a legfontosabb: a hibamentesség és jogi biztonság hosszú távon megvédi vállalkozásunkat.

Legyen Ön is a digitális átállás nyertese!

A papírhalmok kora lejárt. A VOSZPort E-szerződés és E-aláírás moduljai kifejezetten a hazai kis- és középvállalkozások igényeire szabva készültek, hogy könnyen kezelhető, mégis professzionális megoldást kínáljanak.

Regisztráljon most a VOSZPortra, és tapasztalja meg, milyen egyszerű és hatékony lehet a szerződéskezelés! Az első 10 dokumentum aláírása ingyenes. Felejtse el a papírhegyeket – a digitális megoldás már itt van, ideje kihasználni az előnyeit!