Az elmúlt évek számtalan olyan eseményt hoztak az életünkbe, amelyeket korábban csak filmekben láthattunk. Mondhatni feje tetejére állt a világ. Mindeközben a technológiai és IT innovációk, újítások szüntelenül áradnak felénk. Sokszor nehéz kiigazodni a digitális világ trendjei között, de van néhány támpont, ami segítségünkre lehet.

A negatív gazdasági prognózisok miatt a hazai vállalatok nagy része először a marketing és informatikai költségeket vágja meg, de ez valójában nem szerencsés irány, ahogy azt az előző 2008 utáni időszakban is láthattuk. Hiszen egy jól megtervezett, biztos alapokon működő digitalizált tranzakcionális rendszer egy cég számára komoly versenyelőny lehet.

Mégis hogyan?

Léteznek integrált vállalatirányítási rendszerek, azaz más néven ERP rendszerek (enterprise resource planning), amelyeknek lényege, hogy ezek a komplex informatikai szoftverek a szervezet egészéből összegyűjtik a tranzakcionális adatokat és egy közös platformon tárolják őket, mindenki számára hozzáférhető módon. Mindez általánosságban lehetővé teszi az alkalmazottak és az üzleti vezetők számára, hogy hiteles, pontos képet kapjanak az üzleti műveletekről, a pénzügyi folyamatokról, az értékesítésről, raktárkészletről, gyártási és beszerzési folyamatok státuszáról, vagyis egyetlen ERP-rendszerrel nyomon követhető egy vállalkozás teljes működése.

Kulcsár Alexandra, a Norex ERP Consulting Kft. cégvezető-tulajdonosa 26 éve dolgozik az ERP rendszerek területén. A csapat technológia- és szállító független ügyféloldali tanácsadással foglalkozik a közép és nagyvállalati szektorban, a gyártó cégektől kezdve a szolgáltató cégeken keresztül a gazdaság minden szegmensében. Alexandra évek óta publikál a témában a Computerworld ERP bloggereként, valamint a METU Excecutive MBA szakán adja át tudását. 2022-ben elnyerte az „Év ERP tanácsadója” címet a Hungarian Business Awards eseményen. A szakember szerint napjainkban egy vállalat sikere múlhat azon, hogy az üzleti döntéshozók minden szükséges adatot digitalizáltan, valós időben elérjenek.

Egyre több vállalat vág bele új ERP megoldás bevezetésébe, a nemzetközi felmérések szerint azonban a projektek 50+ százaléka elbukik. Párhuzamosan fennálló problémának nevezte azt is, hogy az Európai Unióban hazánkban a második legalacsonyabb az ERP rendszerek használata, alig a vállalatok 20 százaléka használ integrált rendszert. A többség kis ügyviteli szoftverekkel és Excel táblák tömegéből nyert adatokkal próbál vállalkozást vezetni. Egy független ERP tanácsadó szakértelme azonban akár tízmilliós nagyságrendű felesleges költségektől tudja megkímélni ügyfeleit.

Adatok birtokában lehet jó döntéseket hozni

Az egy munkavállalóra eső gazdasági előállító-képesség Magyarországon fele az uniós átlagnak, amin lehetne javítani, ha a repetitív, ismétlődő feladatokat digitalizálnánk – mondta Kulcsár Alexandra. Kiemelte: a legtöbb vállalatvezető nincs tisztában azzal, hogy az ERP rendszerek menedzselésére az igény pontos, specifikált megfogalmazásától, a szállítók közös kiválasztásán, annak kommunikációs, jogi és szakmai egyeztetésén át egészen a rendszer tényleges bevezetésig milyen komoly kompetencia áll rendelkezésre szakértői cégeknél, ami válság idején rengeteget hozhat a konyhára.

Az ERP szakértő közölte: a legtöbb közép- és nagyvállalatnál a számos adminisztrációs folyamat, mint például a számlafeldolgozás teljesen manuális, ami rendkívül idő- és költségigényes.

„A nehéz gazdasági periódusban ezeken az alapokon múlhat a siker. Az tud majd talpon maradni, akinek megvan minden olyan információja, amely alapján üzletileg jó döntéseket lehet hozni – nem érzelmi alapon, hanem az adatok birtokában” – fejtette ki.

A vállalatirányítási rendszerek bevezetéséhez először a cégeknél kell rendet rakni, standardizálni kell a folyamatokat, az elvárásokat pedig a valósághoz kell igazítani. Példaként említette, hogy hogy ha cégeladáson gondolkodnak, komoly cégérték növelő beruházás lehet egy új ERP használata, okosan szabályozott folyamatokra építve. Igényesebb ügyfeleket csak megfelelően digitalizált folyamatokkal lehet csak hosszú távon kiszolgálni.

A szakértő minden ERP bevezetésen gondolkodó cég számára a következő előkészítő lépést javasolja:

Tervezzünk!

Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése előtt fontos meghatározni a célokat, amely a jelenlegi üzleti gyakorlatok és a fejlesztést igénylő területek alapos elemzésével valósul meg. Az ERP-k komplex és nagy rendszerek, ezért lényeges, hogy elkészüljön a bevezetésükre vonatkozó ütemterv, kijelöljük a projektcsapat egyes tagjainak feladatait, meghatározzuk a képzési folyamatot, és a fentieket beépítsük a projekttervbe. Egy ERP rendszer fenntartása nem olcsó, ezért ne csupán a projektár, hanem legalább 3-5 év teljes tulajdonlási költsége (TCO) alapján döntsünk.