„Mint minden szoftver kiválasztásánál, így a HR-t támogató szoftver esetében is az idő- és költségmegtakarítás mellett ügyelni kell arra, hogy az összhangban legyen a vállalat céljaival és IT stratégiájával, mert így tudják kiaknázni a cég növekedésében rejlő potenciált. Míg egyes applikációk egy adott funkcionalitásra specializálódtak, mint például a toborzás vagy képzés- és tudásfejlesztés, mások holisztikusabbak, és arra törekednek, hogy az összes HR folyamatot egyetlen platformon vagy termékcsomagban egyesítsék” – magyarázza Fazakas Krisztina, a Deloitte Magyarország technológiai tanácsadás üzletágának HR technológiai menedzsere.

A piacot meghatározó néhány nagy szolgáltató, mint például az SAP, a Workday, a Microsoft és az Oracle számos HR-funkcióval és sok esetben teljes HCM (Emberi Erőforrás Management) platformokkal rendelkeznek. Ahhoz, hogy a megfelelő szoftvert válasszák a vállalatvezetők, az alábbi szempontokat érdemes figyelembe venniük.

Konfigurálhatóság

Mivel a HR folyamatok gyorsan változnak, a testreszabhatóság kulcsfontosságú elem a szoftver rugalmasságának méréséhez. Ideális esetben könnyen konfigurálhatónak kell lennie olyan emberek számára is, akik alig vagy egyáltalán nem ismerik a programozást. A szervezetek éppen ezért előnyben részesítik azokat a szoftvergyártókat, amelyek szoftvere összhangban van az iparági szabványokkal és az ügyfelek igényeivel, így az implementációt követően könnyebben tudják a cég működéséből adódó sajátosságokhoz igazítani a terméket.

Integráció

A HR különböző funkciói, mint például a bérszámfejtés, a teljesítményértékelés, a kompenzáció, a szabadság, a juttatások, a toborzás stb. mind összefonódnak. A megbízható szoftvergyártók integrált megoldáson keresztül kínálnak több funkciót (modult) ugyanazon a platformon.

„Ennek rengeteg előnye van; például, ha a bérszámfejtés és a szabadság kezelése integrálva van, a HR pontosan fel tudja dolgozni az alkalmazottak fizetését anélkül, hogy az adatok további keresztellenőrzésére lenne szükség” – mondja Csontos Gergely, a Deloitte Magyarország technológiai tanácsadás üzletágának HR technológiai menedzsere. Egyes szoftvergyártók kínálnak olyan megoldásokat, ahol az üzleti alkalmazások egyetlen adatbázis és üzleti folyamat mentén integrálódnak a szoftverrel.

Adatvezérelt HRM

A HR jelentősége drámaian megváltozott az utóbbi években, a pusztán adminisztrátori szerepkörből stratégiai üzleti partnerré vált. Ezzel párhuzamosan a HR adatvezérelt lett; az olyan adatokat, mint a készségek és kompetenciák, coaching ötletek, fejlesztési tervek, képzések és interjúkérdések, a HR rendszerben adja meg a vezető és az alkalmazott egyaránt, így hatékonyabban tudnak együttműködni a munkavállaló fejlődésében.

Testreszabás – az igények azonosítása

A vállalatok olyan megoldásokat keresnek, amelyek összhangban vannak az igényeikkel. A testreszabott HR szoftverrel minden feladatot és munkafolyamatot olyan módon alakíthatnak ki, hogy teljes mértékben leképezze a vállalati funkciókat.

Használhatóság

A hatékony, könnyen megtanulható és vonzó, felhasználóbarát felülettel rendelkező megoldások előnyt élveznek a kiválasztás folyamatában, hiszen a használat során időt megtakarítva, nagyban megkönnyíti a felhasználók mindennapjait.

Törvényi előírásoknak megfelelés

A folyamatosan változó törvények és rendeletek miatt a HR szerepe nagyon fontossá vált a működési kockázatok elkerülése érdekében. Egy olyan szoftver, amely képes kezelni ezeket a kihívásokat, segít a jobb, gyorsabb és megalapozottabb döntések meghozatalában. Előny, ha olyan szoftvert vezet be a vállalat, amely képes kezelni például az országok eltérő adózási szabályait, a szabadságelhatárolásokat, a túlórázási szabályokat, a havi bérek automatikus kiszámítását.

Adatbiztonság

Az adathalászattal vagy a HR és a bérszámfejtés bizalmas adataihoz való jogosulatlan hozzáféréssel kapcsolatos kockázatok nagy aggodalomra adnak okot a vállalkozások számára. Ezek a rendkívül érzékeny adatok a lakcímektől, az adószámoktól, a születési dátumoktól, a foglalkoztatási előzményektől, a bankszámlaadatoktól, az egészségügyi nyilvántartásoktól kezdve sok mindent tartalmaznak. Létfontosságúvá válik annak biztosítása, hogy a szoftvergyártó magas szintű biztonsági szabványokat tartson fenn, és intézkedéseket tegyen annak érdekében, hogy megakadályozza személyes adatainak elvesztését, jogosulatlan felhasználását vagy elérését, megváltoztatását vagy nyilvánosságra hozatalát.

Felhasználói élmény (User Experience, UX)

A kiemelkedő felhasználói élmény és a self-service opció mára kulcsfontosságú kiválasztási kritériummá váltak. Érdemes ezért olyan HR szoftverszállítót választani, amely interaktív, intuitív megoldást kínál a HR folyamatok kezelésére, az alkalmazottak szívesen használják, így növelheti elégedettségüket.

A Deloitte globális szállítókiválasztási módszertana a fenti szempontok alapján négy elkülönített fázis mentén (piacfelmérés, ajánlatok bekérése és értékelése, szállítók kiválasztása, tárgyalás és szerződéskötés), az adott fázishoz megfelelő eszközökkel támogatja a vállalatokat az optimális IT megoldás és szállító kiválasztásában.

A módszertan biztosítja minden kulcsfontosságú szereplő bevonását, emellett hosszú távú stratégiai gondolkodásra és gyümölcsöző partnerségek kialakítására épít. A szállítók értékelése testreszabható sablonok mentén előkészített egységes kritériumok, súlyok alapján történik, így minden szállítót ugyanolyan objektív szempontok alapján értékelnek, amivel elkerülhető a hiányos információk miatti nem kellően megalapozott döntés.